Offline.bg стартира през 2014 г. като една от първите цялостни booking и management платформи за escape room бизнес в България. Вместо обикновен презентационен сайт, изградихме система, която управлява целия процес - от избора на стая и онлайн резервацията до плащанията, календарите, клиентската комуникация и оперативната работа на екипа.

Повече от 10 години по-късно платформата продължава да се използва в реален бизнес. Технологичната основа зад нея е адаптирана и за други escape room оператори, а дългосрочната работа по проекта ни дава практически опит не само в разработката, но и в ежедневната експлоатация на подобен тип система.

Резултати накратко

  • 10,000+ резервации
  • 10,000+ отбора
  • 20,000+ участници
  • Около 80% от резервациите се правят онлайн
  • 10+ години в реална експлоатация - от 2014 г. до днес
  • 5+ други escape room бизнеса използват технологията, включително оператори с множество обекти

Предизвикателството

Escape room бизнесът има специфична логика. Той не продава стандартен продукт, а времеви слотове за преживяване. Всяка стая има собствен график, капацитет, цена, свободни и заети часове, правила за резервация и периоди, които трябва да могат да бъдат блокирани.

Когато проектът стартира през 2014 г., голяма част от тези процеси в сектора все още се управляваха ръчно - по телефон, чрез отделни календари, таблици, имейли и вътрешна комуникация. Това създаваше риск от двойни резервации, пропуснати часове, забавени потвърждения и значителна административна работа.

Целта ни беше да създадем система, която обединява тези процеси и позволява на бизнеса да работи по-подредено, по-бързо и с много по-малко ръчна координация.

Решението

Изградихме Offline.bg end-to-end - от концепцията, UX/UI и софтуерната архитектура до frontend, backend, booking engine, плащанията, административната система и интеграциите.

Публичната част представя стаите и преживяването и води потребителя по ясен път до резервация. Зад нея стои специализирана management система, чрез която екипът управлява стаи, графици, цени, резервации, плащания, депозити, комуникация с клиентите, напомняния и завършени игри.

Booking engine за escape room бизнес

Платформата позволява управление на множество стаи, всяка със собствен график, капацитет, цени и правила за резервация. Екипът вижда предстоящите резервации в календар, може да блокира часове и периоди, да управлява наличностите и да следи натоварването на отделните стаи.

Клиентът самостоятелно избира стая, дата и свободен час и завършва резервацията онлайн. Системата поддържа онлайн плащания и депозити, което прави процеса по-сигурен за бизнеса и намалява риска от неявяване.

Днес около 80% от резервациите преминават онлайн през платформата. Така сайтът работи като реален booking инструмент, а не просто като презентационна страница или форма за запитване.

CRM и оперативно управление

Административната част работи като специализирана CRM/ERP система за ежедневните нужди на escape room бизнеса.

Екипът може да следи следващите резервации, да управлява клиентска информация, да променя резервации, да управлява цени, календари и блокирани периоди, както и да изпраща имейли и автоматични напомняния.

Автоматизирането на резервациите, потвържденията, напомнянията и календарите значително намалява необходимостта от ръчна административна работа и позволява голяма част от оперативния процес да се управлява от едно място.

Интеграция със софтуера за управление на стаите

Една от по-специфичните функционалности е интеграцията със софтуера, който се използва при самото провеждане на escape room игрите.

След приключване на играта системата позволява снимките на отборите да бъдат добавени директно към завършената игра. Така се затваря целият цикъл - от онлайн резервацията, през реалното преживяване, до съдържанието след него.

Снимките са едновременно спомен за участниците и естествен маркетингов актив за escape room бранда.

UX и потребителско преживяване

Публичната част на Offline.bg трябваше едновременно да предаде атмосферата на escape room преживяването и да води потребителя към резервация.

UX-ът е изграден около ясен процес: потребителят разбира концепцията, избира стая, вижда свободните часове и прави резервация. Визията предава усещане за мистерия, игра, отборност и приключение, без да разкрива прекалено много от съдържанието на самите стаи.

Технологии

Платформата е развивана със Symfony, MariaDB, Twig, Bootstrap 5, Webpack и custom административен панел върху наша вътрешна архитектура, адаптирана за booking и management процесите на escape room бизнес.

Резултати и реален бизнес ефект

Offline.bg се превърна от идея за escape room сайт в платформа, която повече от 10 години управлява реални бизнес процеси.

През системата са преминали над 10,000 резервации, повече от 10,000 отбора и над 20,000 участници. Около 80% от резервациите днес се извършват онлайн.

Автоматизираните резервации, плащания, календари, потвърждения и напомняния значително намаляват ръчната административна работа и позволяват на екипа да концентрира повече време върху самото клиентско преживяване.

Архитектурата се оказа достатъчно гъвкава, за да бъде адаптирана и използвана от 5+ други escape room бизнеса, включително оператори с множество обекти.

Платформата се развива и поддържа от 2014 г. до днес. За нас това е особено ценен тип проект, защото дава дългосрочен практически поглед върху това как една custom система се развива заедно с реалния бизнес, потребителите и оперативните му нужди.

Какво изградихме

  • Custom booking engine
  • Онлайн резервации по стая, дата и час
  • Онлайн плащания и депозити
  • Управление на множество стаи, графици и календари
  • Управление на наличности и блокирани периоди
  • CRM/ERP логика за клиенти, резервации и комуникация
  • Автоматични имейли и напомняния
  • Управление на завършени игри и снимки
  • Интеграция със софтуера за управление на escape room стаите
  • Административна система за ежедневните операции

Имате нужда от подобна платформа за вашия бизнес?

Разработваме custom системи, които комбинират онлайн резервации, плащания, CRM, административни процеси и автоматизация в една платформа, съобразена с начина, по който реално работи вашият бизнес.